請求書電子化にあたって書くべき取引先への案内文例とスムーズに移行するポイント – ヘルプ｜見積/請求書（ジョブカン）

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2024年10月に予定されている郵便料金の改定により、紙の請求書を郵送している企業においては、コストや作業負担の増加が懸念されています。
このような背景から、請求書の電子化を検討・実施する企業様が増加しています。

本ページでは、電子請求書の導入をご検討中のお客様向けに、
・取引先へ案内する際のポイント
・ご利用いただける案内文の例文
・電子請求書へスムーズに移行するための実務的アドバイス
をご紹介いたします。

電子請求書導入時に取引先へ伝えるべきポイント

請求書を電子化する際には、取引先の理解と協力が不可欠です。
以下の内容を押さえて案内文を作成すると、スムーズな移行につながります。

　例）郵便料金改定への対応、法改正（電子帳簿保存法・インボイス制度）への適応、業務効率化など

　・発行から受領までの時間短縮
　・開封・保管・再発行の手間削減
　・ペーパーレス化による環境配慮

　・いつから電子化するか（〇年〇月請求分よりなど）
　・送付手段（PDF添付メール、クラウド上でのダウンロード等）
　・送信元メールアドレスの明示

　・請求書送付先メールアドレスの確認
　・担当者名などの登録情報

取引先への案内文例

下記は、取引先企業へ請求書の電子化についてご案内する際に活用できる文例です。
状況に応じてカスタマイズしてご利用ください。

件名：【ご案内】請求書の電子化について（2024年〇月請求分より）

〇〇株式会社
ご担当者様

いつも大変お世話になっております。
〇〇株式会社経理部でございます。

このたび弊社では、郵便料金の改定および業務の効率化に伴い、
これまで郵送にてお送りしておりました請求書を、専用ページから電子形式（PDF）でダウンロードする形へ移行させていただく運びとなりました。

■ 電子請求書の運用開始時期
2024年〇月ご請求分より

■ 送付方法
専用ページのURLをメールにてお送りいたします。

■ 送信元アドレス
ジョブカン見積/請求書＜send-noreply@inv.jobcan.ne.jp＞
※送信専用のため、返信はできません。あらかじめご了承ください。

つきましては、以下の情報を【〇月〇日】までにご連絡いただけますようお願い申し上げます。
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① 貴社名
② 請求書送付先メールアドレス
③ ご担当者様名
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