ご利用条件：
■プラン
| トライアル | スタンダード | プロフェッショナル |
| 〇 | 〇 | 〇 |
■必要な権限
・[設定機能]の利用権限（標準権限）
・設定[取引ライブラリ]の利用権限（カスタム権限）
※作成したい帳票の利用権限が必要です。（見積書/受注書/納品書/請求書）
取引ライブラリについて、活用例と利用時の注意点をご案内します。
目次
「取引ライブラリ」とは、頻繁に使用する取引パターンをあらかじめテンプレートとしてライブラリに登録し、帳票の新規作成時に情報を呼び出す機能です。
利用対象となる帳票は、「見積書」「受注書」「納品書」「請求書」の4帳票です。
取引ライブラリを利用することで、帳票作成をスムーズに行うことが可能です。
また、毎月固定料金の請求が発生する場合は、「定期的な取引」を稼働させることで、帳票作成を自動化することも可能です。（※見積書・請求書のみ対象）
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① 「印刷テンプレート」とは役割が異なります。 「印刷テンプレート」は、帳票のレイアウト（項目名の変更、項目の表示/非表示等）を登録する機能です。 （例）明細の場合 ② 取引ライブラリ登録時、商品マスターや得意先マスターの利用が可能ですが、マスター修正時に修正内容が自動で反映されないケースがあります。 詳細は「他機能との関係と注意点」をご覧ください。 |
主な活用例
・よくある見積パターンをライブラリ化しておき、数クリックで見積書を作成できます。
・定期請求（毎月同じ内容の請求書）を、「取引ライブラリ」＋「定期的な取引」の併用で自動作成できます。
・特定の顧客向けの条件（税処理、宛先名、自社担当者、口座情報など）をあらかじめ含めたテンプレートとして登録することができます。
メリット
・入力漏れや金額ミスの防止
・担当者変更時でも同じ水準の帳票が作成できる
・見積〜受注〜納品〜請求のフローを、同じライブラリ群を基に運用しやすくなる
| 種類 | 対象となる帳票 | 想定用途 |
| 見積書ライブラリ | 見積書 | 提案や見積のタイミング |
| 受注書ライブラリ | 受注書 | 正式に受注を受けたタイミング |
| 納品書ライブラリ | 納品書 | 商品やサービスを得意先に届けたタイミング |
| 請求書ライブラリ | 請求書 | 請求や回収のタイミング |
| 【1】 取引ライブラリの追加 |
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まずは取引ライブラリを追加します。追加方法は以下の3パターンです。 ① 取引ライブラリの新規追加 ② 取引ライブラリのコピー ③ 作成済み帳票を基に取引ライブラリの追加 |
取引ライブラリの修正
取引ライブラリを修正します。
取引ライブラリを修正する
取引ライブラリの削除/非表示
取引ライブラリの削除/非表示設定を行います。
不要なライブラリを無くすことで選択肢が整理されます。
取引ライブラリを削除する
取引ライブラリを非表示にする
変換書式化文字列
件名などの一部項目で「%今年%」などの変換書式化文字列（埋込文字）を使用することが可能です。
取引ライブラリで使用可能な変換書式化文字列一覧
| 【2】 取引ライブラリを利用して帳票を作成 |
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次に取引ライブラリを利用して「見積書」「受注書」「納品書」「請求書」を作成します。 取引ライブラリを使用して見積書を作成する |
| 1. 利用できるタイミング |
取引ライブラリを利用できるタイミングは「帳票の新規作成時のみ」です。
一度保存した帳票の編集画面では利用できません。
| 2. 取引ライブラリ参照の並び順 |
取引ライブラリ参照のプルダウン内の並び順は、「コード＞名称＞登録順」の昇順で表示されます。
また、各文字列はUTF-8の文字コード順で表示されます。
| 3. 得意マスタとの関係 |
取引ライブラリを利用して帳票を新規作成した場合、ライブラリに登録した情報で項目が上書きされます。
この際、取引ライブラリで得意先を指定するか・指定しないか、によって上書き時の動きが異なるため注意が必要です。
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取引ライブラリで得意先を指定する場合
取引ライブラリで得意先を指定した場合、「得意先」「税処理」「売上取引」「取引区分」「宛先」の項目を取引ライブラリの登録情報で上書きします。
※帳票種別によって存在しない項目があります
例えば、納品書の取引ライブラリで得意先を指定して登録した場合
納品書の新規作成画面で取引ライブラリを参照した際、「得意先」「税処理」「売上取引」「取引区分」「宛先」が取引ライブラリの登録情報で上書きされます。
※入力中・選択中の情報も上書きされます。
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取引ライブラリで得意先を指定しない場合
取引ライブラリで得意先を指定しない場合、「得意先」「税処理」「売上取引」「取引区分」「宛先」の項目は上書きされません。
※帳票種別によって存在しない項目があります。
例えば、納品書の取引ライブラリで得意先を指定せずに登録した場合
納品書の新規作成画面では、まず得意先を選択してから取引ライブラリを参照します。
この際、選択した得意先に紐づく情報が自動反映します。
その後取引ライブラリを参照しますが、取引ライブラリには得意先が指定されていませんので、「得意先」「税処理」「売上取引」「取引区分」「宛先」は上書きされません。
| 4. 商品マスタとの関係 |
取引ライブラリの明細欄で「商品マスタ」を利用している場合、商品マスタの修正・削除を行っても、取引ライブラリに登録済みの内容は自動で書き換わりません。
また、帳票で使用中の商品マスタ及び、取引ライブラリで使用中の商品マスタは削除できないよう制限がかかります。商品マスタを削除したい場合、全ての帳票及び取引ライブラリで該当の商品を利用していない状態にする必要があります。
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【補足】 明細欄で商品マスタを呼び出して利用している状態を指します。 |
| 5. 自社情報との関係 |
取引ライブラリの「自社情報」欄では、通常の帳票作成時と同じく、[「自社情報」を「自社設定」の内容で上書き]の機能を利用することができます。
自社住所に変更があった場合や、適格請求書発行事業者の登録番号を途中で取得した場合など、自社情報に関して変更が行われた場合は、上書き機能を利用して情報を更新する必要があります。
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自社設定画面で住所情報等を修正した場合に、取引ライブラリの「自社情報」は自動更新されません。 また、「定期的な取引」を利用している場合は、取引ライブラリの登録情報を利用して帳票を自動作成するため、取引ライブラリの更新内容が定期的な取引にも影響します。 |
| 6. その他 |
下記項目は、取引ライブラリ参照時に必ず上書きされます。
・印刷テンプレート
・ステータス
・入金先
・案件
・自社担当者
・拠点
・タグ
・件名
・自社情報
・自由記入欄
・社印・ロゴ・ハンコ
・メモ
・明細
・コメント
・添付ファイル
・別紙
・メール関連設定
「定期的な取引」とは、指定した日付に、あらかじめ取引ライブラリに登録した帳票を自動作成させる機能です。
「定期的な取引」を利用するには、事前に取引ライブラリの追加が必要になります。
取引ライブラリで帳票情報を登録し、定期的な取引で作成スケジュールを管理するイメージです。
定期的な取引のヘルプページはこちらをご覧ください。
定期的な取引を追加する
定期的な取引を編集する
定期的な取引を削除する
定期的な取引の予定を確認する
| 代表的な運用イメージ |
代表的な運用イメージを例を用いてご紹介します。
例1：毎月固定料金の保守費用を請求する場合
「請求書ライブラリ」＋「定期的な取引」を利用し、毎月固定料金の請求書を指定した日付に自動作成することができます。
例2：見積〜受注〜納品〜請求がほぼ同じ明細になる場合
「見積書ライブラリ」利用による見積書作成を起点に、見積書の情報を引き継いだ受注書・納品書・請求書を作成することができます。
見積書から受注書を作成する
受注書から納品書を作成する
納品書から請求書を作成する
また、見積書から直接納品書・請求書を作成することも可能です。
見積書から納品書を作成する
見積書から請求書を作成する
例3：顧客ごとに請求条件が異なる場合
得意先ごとに取引ライブラリを分けて管理し、締日・回収日・宛先名などをテンプレート化することができます。
取引ライブラリに関連するヘルプページ一覧
取引ライブラリを追加する
作成済みの帳票から取引ライブラリを追加する
取引ライブラリを流用する
取引ライブラリを削除する
取引ライブラリを修正する
取引ライブラリを非表示にする
取引ライブラリを使用して見積書を作成する
取引ライブラリを使用して受注書を作成する
取引ライブラリを使用して納品書を作成する
取引ライブラリを使用して請求書を作成する
取引ライブラリで使用可能な変換書式化文字列一覧
定期的な取引に関連するヘルプページ一覧
定期的な取引を追加する
定期的な取引を編集する
定期的な取引を削除する
定期的な取引の予定を確認する
その他、関連するヘルプページ
マスター情報等のセレクターの並び順はどのように決定しますか？
作成済みの帳票に適格請求書発行事業者の登録番号を反映させるにはどうしたいいですか？
最後までお読みいただきありがとうございます。
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