※仕入に関する機能は、プロフェッショナルプラン・トライアルプランで利用いただけます。
目次
このページは、日々の業務で使用される「発注書」「検収書」「仕入伝票」「支払明細書」「出金伝票」といった帳票の役割と流れをわかりやすく整理したガイドです。 特に購買部門や経理部門、新しく入社された方にとって、業務理解の助けになることを目的としています。
| 帳票名 | 説明 | 作成部門 | 主な目的 |
| 発注書 | 発注内容を仕入先に伝える | 購買部門 | 発注の証拠 |
| 検収書 | 納品物の確認記録 | 受入担当 | 受領証明 |
| 仕入伝票 | 仕入内容の記録 | 経理部門 | 会計処理用 |
| 支払明細書 | 支払金額の整理と通知 | 経理部門 | 支払内容の明示 |
| 出金伝票 | 実際の支払いの証拠 | 経理部門 | 出勤記録・監査対応 |
商品の発注時に、取引条件・商品名・数量・単価・納期・支払条件などを記載し、正式な依頼書として仕入先に送ります。発注ミスを防ぎ、記録に残すための重要な帳票です。
発注書の作成については以下をご覧ください。
発注書を作成する
納品された商品が「発注通りであるか」「破損や数量不足がないか」を確認し、受領の事実を明確にする帳票です。問題があれば返品処理の根拠にもなります。
検収書の作成については以下をご覧ください。
検収書を作成する
検収済みの商品に対して、仕入れ内容や金額を会計処理として記録する伝票です。売掛・買掛管理や月次決算の基礎となります。
仕入伝票の作成については以下をご覧ください。
仕入伝票を作成する
仕入先に「このような内容で支払いを行います」という通知を行う帳票です。取引明細、支払額、支払日などを記載し、仕入先との確認資料になります。
支払明細書の作成については以下をご覧ください。
支払明細書を作成する／一括作成する
実際に支払いが行われた際に記録する伝票で、支払い手段（現金・振込・手形など）や金額、支払先、日付などが明記されます。社内の出金管理や監査の証憑になります。
出金伝票の作成については以下をご覧ください。
出金伝票を作成する
| 各帳票の流れ |
【ケース】
製造業における資材購入の流れ
ステップ 1 ：発注（発注書）
【目的】 仕入先に対して、正式に発注を行う
【作成者】 購買担当者
【宛先】 仕入先（サプライヤー）
例：
会社Aが製造に必要な材料（鉄板）を会社Bに発注する場合、
会社Aの購買部門が「発注書」を作成し、会社Bへ送付する。
＜発注書の記載内容＞
・発注日
・発注番号
・仕入先名
・商品名・品番
・数量・単価
・納期・納品場所
・支払条件
ステップ 2： 商品の受領（検収書）
【目的】 仕入先から納品された商品が発注通りかを確認する
【作成者】 受入担当者（倉庫・製造部門）
【宛先】 社内保管（場合によっては仕入先にも送付）
例：
会社Bが会社Aに鉄板を納品。
会社Aの倉庫担当者が、納品された鉄板の品質・数量・仕様をチェックし、問題なければ「検収書」を作成。
＜検収書の記載内容＞
・納品日
・商品名・品番
・数量
・受領担当者名
・受領内容の確認欄（良品／不良品）
⚠️不良品があった場合
仕入先に報告し、返品・交換手続きを行う
ステップ3： 仕入の記録（仕入伝票）
【目的】 仕入れた商品の記録を会計処理する
【作成者】 経理部門
【宛先】 社内（経理管理）
例：
会社Aの経理担当者が、鉄板の仕入れを記録するため、「仕入伝票」を作成。
＜仕入伝票の記載内容＞
・伝票番号
・仕入日
・仕入先名
・商品名・数量
・金額（税抜／税込）
・支払予定日
この仕入伝票を元に、会計処理が行われる。
ステップ 4：支払明細の作成（支払明細書）
【目的】 仕入先への支払予定金額を整理する
【作成者】 経理部門
【宛先】 仕入先（サプライヤー）
例：
会社Aの経理担当者が、会社Bへ支払う金額を整理し、「支払明細書」を作成。
会社Bに送付して、請求内容を確認する。
＜支払明細書の記載内容＞
・支払日
・仕入先名
・仕入商品
・仕入金額
・消費税
・支払総額
・支払方法（銀行振込／手形など）
仕入先と内容が一致しているか確認し、問題がなければ支払いを実行。
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【補足】 FBデータ出力（振込データ作成）について ジョブカン見積/請求書では、「仕入伝票」「支払明細書」を全銀フォーマットに則ったFBデータ（振込データ）として出力することが可能です。 FBデータの利用には、あらかじめご利用されている金融機関で「ファームバンキングの契約」及び「全銀協フォーマット（テキストデータ）への対応有無」を確認いただく必要があります。 また、FBデータ作成時、必要に応じて出金伝票の自動作成を行うこともできるので、ステップ5の出金伝票作成の手順を省くことも可能です。 FBデータの出力については以下をご覧ください。
なお、ジョブカン見積/請求書のFBデータ出力は、請求書を受領しない振込業務（請求書レス運用）を行う企業様からのご要望をもとに実装した機能です。 請求書を受領して社内申請・承認を経て支払いを行う運用の場合は、別サービスの「ジョブカン経費精算/ワークフロー」で提供している、「支払依頼フォーム」の利用をご検討いただけますと幸いです。 ジョブカン経費精算/ワークフローのヘルプページは以下をご覧ください。 |
ステップ 5：支払いの実行（出金伝票）
【目的】 実際の支払い処理を記録する
【作成者】 経理部門
【宛先】 社内保管（監査・記録用）
例：
会社Aが会社Bへ銀行振込を実施し、その支払い処理を記録するため「出金伝票」を作成。
＜出金伝票の記載内容＞
・出金日
・仕入先名
・支払金額
・支払方法（振込／現金／手形）
・振込先銀行
・承認者
この伝票を元に、会社のキャッシュフローを管理し、監査時の証拠として保管する。
これらの帳票は、単に「紙のやりとり」ではなく、企業の仕入・支払い業務における正確性・透明性・証拠性を支える重要な要素です。
それぞれの役割と使いどころを理解することで、スムーズかつトラブルのない業務遂行が可能になります。
以上でございます。
最後までお読みいただきありがとうございます。
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